Архивный фонд Агинского Бурятского округа – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия населения округа, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих в силу их значимости постоянному хранению. Архивный фонд округа насчитывает более 50 тысяч единиц хранения и включает документы, отражающую историю округа, из них 35741 единиц хранения за 1918-2005 годы хранятся в Агинском окружном государственном архиве, 2215 дел за 1983-2004 годы — в Могойтуйском районном отделе по делам архивов, 7513 дел за 1957-2003 годы в отделе по делам архивов администрации Дульдургинского района, 119 дел за 1992-2003 годы в отделе по делам архивов администрации Агинского района. Основную часть документов, хранящихся в окружном государственном архиве составляет управленческая документация -87,40 %, документы по личному составу — 6,57 %, документы личного происхождения-3,13 %, фотодокументы-2,90%.
В связи с развитием информационных технологий в архивной сфере внимание уделяется развитию научно-справочного аппарата, в том числе созданию электронного НСА к документам архива.
На территории округа действуют четыре архивных учреждения: филиал ГУ «Государственный архив Забайкальского края», три отдела по делам архивов Администрации муниципальных районов. Архивные учреждения занимаются вопросами комплектования документов и их концентрацией в архивохранилищах, осуществляют организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов. Одна из основных задач государственной архивной службы округа – это обеспечение сохранности документов, как на стадии государственного хранения, так и на стадии ведомственного хранения. В архивохранилищах ведется учет и описание документов, создается и постоянно совершенствуется научно-справочный аппарат к документам архива, всесторонне используются и пропагандируются документы. На основе документов архивных учреждений округа издаются книги, фильмы, пишутся монографий, диссертации, дипломные и курсовые работы. Большая работа проводится по запросам, связанным с защитой прав и интересов граждан.
Все документы архива хранятся в двух архивохранилищах – это архивохранилище документов постоянного срока хранения и архивохранилище документов по личному составу
Архивохранилище документов постоянного хранения – специально оборудованное помещение для бессрочного хранения архивных документов. Данное архивохранилище действует при окружном государственном архиве с момента его создания. В архивохранилище хранятся документы постоянного хранения учреждений, организаций, предприятий – источников комплектования архива. Объем составляет более 30 тысяч единиц хранения. Хронологические рамки охватывают период с 1918 года по наше время.
Архивохранилище документов по личному составу – специально оборудованное помещение для хранения документов, характеризующие трудовые, служебные правоотношения работников с работодателем. В архивохранилище документов по личному составу хранятся документы по личному составу ликвидированных учреждений, организаций, предприятий округа в количестве более 3 тысяч дел. Данные документы необходимы для правовой защиты граждан и подтверждают трудовой стаж, оплату труда, образование ит.д.
Муниципальные архивы Агинского Бурятского округа – структурные подразделения органов местного самоуправления, создаваемые в целях управления архивным делом и его ведения в муниципальных районах, а также организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Муниципальные архивы являются самостоятельными структурными подразделениями Администрации муниципальных районов без статуса юридического лица.
В связи с вступлением в силу Федерального закона №131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» и образованием муниципальных районов с начала 2006 года отделы по делам архивов Администрации районов получили статус муниципальных архивных учреждений. Всего на территории округа действуют три муниципальных архивных учреждения – это отделы по делам архивов Администрации муниципальных образований муниципальных районов: «Агинский район», «Дульдургинский район», «Могойтуйский район» с объемом документов более 10 тыс. единиц хранения. Муниципальные архивные учреждения обеспечивают хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.
Личные фонды заслуженных тружеников, выдающихся деятелей – архивные фонды, состоящие из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности отдельных лиц, внесших достойный вклад в развитие округа или же выходцев из округа, имеющих большие заслуги в той или иной области. Созданы фонды в целях учета, сохранения и широкого изучения документов личного происхождения, как источников национальной памяти и ценных исторических материалов, для воссоздания более полной картины происшедших событий и изучения социально-политических и культурных процессов прошлого столетия. Для выявления и сбора документов личного происхождения архивистами округа проводились окружные конкурсы летописей сел и поселков, по сбору документов личного происхождения заслуженных тружеников, выдающихся деятелей, в том числе выходцев из округа по 20 номинациям.
Документальные материалы личного происхождения состоят из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности заслуженных граждан района, фотодокументы — знаменательные и памятные даты из жизни района: проведение юбилейных и праздничных мероприятий, фотографии улиц сел района, домов культуры, памятников культуры и истории, граждан района и др. Ежегодно архив пополняется сшивом газет «Агинская правда» и «Толон»
Архивисты принимают активное участие в организации и проведении мероприятий, посвященных памятным датам Забайкальского края и муниципальных районов.Краеведческая тематика находит отражение в публикациях, радиопередачах, выставках, посвященных знаменательным, юбилейным датам.
В муницальных архивах организуются выставки документов.
Все большее количество граждан узнают о работе архивов. Многие интересуются, какие документы в них хранятся, большое количество граждан воспользовались документами архивов.
Х.А. Дугаржапова
2009 г.